名刺情報を会社の資産として生かし、
企業の営業活動の生産性を
向上させませんか

ビジネスにおいて、世界で最も名刺を利用している国は日本だろう。新入社員研修のビジネスマナー講習でも、名刺交換は当たり前のように教えられ、ビジネスシーンで定着している。Sky ICTソリューション事業部副本部長の金井孝三氏はこう語る。

ITの普及に伴って近年増えているのが、個人が無料の名刺管理機能を持ったサービスを使って、企業の業務で得た名刺をデジタル管理するケースだ。しかし、これは管理が属人的なままでデジタル化したに過ぎず、リスクの解消にはならない。

「無料の名刺管理機能を持ったサービスの場合、マネタイズのために登録された名刺情報を利用するような約款となっているものもあります。利用登録は約款に同意したことになるので、広告主に個人情報が提供されるなど、利用者が想定していなかった使われ方をされる恐れがあります」（金井氏）

こうした事態を避けるには、会社として名刺管理のルールを明確に定めた上で、法人向けの名刺管理サービスなどを導入する必要がある。2022年４月１日に施行された改正個人情報保護法は、名刺の数が少ない中小企業も対象となっており、紛失や不正な持ち出しによる情報漏洩のリスクを低減するためにも、デジタルでの一括管理は有効だ。

企業が法人向けの名刺管理サービスを導入する際、検討ポイントとして意識したいのは、クラウド型かオンプレミス型かという点だが、多数派はクラウド型だろう。自社にサーバを置く必要がないクラウド型は、手軽さと初期導入コストという有利さがある。また、自社サーバにデータを残さないため、社内からの情報漏洩リスクを考えなくていい点もメリットだ。

ただし、情報を名刺管理サービス提供する事業者の管理に任せるという点ではリスクがぬぐえず、また自社データであるにもかかわらず、自由に取り扱えないなどのデメリットもある。

一方、Skyが提供する名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」は、オンプレミス型だ。「オンプレミス型のメリットは、重要なビジネス資産である名刺データを自社で定めたセキュリティーレベルで厳格に一括管理できる点と、すでにある自社の規定に合わせた運用ができる点です。実は、厳しいプライバシーポリシーや情報セキュリティーの規定がある会社においては、数万人レベルの個人情報が記録されることも珍しくない名刺情報の個人情報データベースとなるため、デジタル化した名刺の管理にクラウドサービスが使えないという話を多く耳にしていたため、あらゆる企業で導入が可能なオンプレミス型サービスは、ホワイトスペースとして、SaaS（ソフトウエア・アズ・ア・サービス）を利用できない企業のニーズが少なくないと判断しました」（金井氏）。

同サービスの名刺管理の仕組みはいたってシンプルだ。ユーザーは、オフィスに設置したスキャナやデジタル複合機のスキャナなどで名刺をスキャンするだけ。データのセキュリティー性も担保されている。

「スキャンデータは暗号化された状態でいったんSkyのクラウドサーバを経由しますが、活用できる状態に加工変換されたあとは、お客様の会社に設置されたオンプレミスサーバにデータが戻されます。Skyのクラウドサーバは、データが経由されるだけでクラウド上にデータは蓄積されません」（金井氏）

Skyは、もともとセキュリティー管理ツールを得意とするソフトウエア会社だ。例えば、クライアント運用管理ソフトウエア「SKYSEA Client View」は、社内のPCを一括管理し、名刺情報の閲覧、編集、削除、ダウンロードといった操作をログで追跡する。また、大規模ユーザー向けのシンクライアントシステム「SKYDIV Desktop Client」は、名刺管理画面へのアクセスを仮想環境でのみ行えるようにし、手元のPCに名刺データの保存を防止する。「SKYPCE」は、こうしたツールとも連携できる仕様で、また、SKYSEA Client Viewにも会社による名刺管理を推進するために、リスクのあるフリーの名刺管理機能を持ったサービスの利用をアラートとして警告する機能なども搭載し、企業に求められるコンプライアンスに応える設計となっている。閲覧画面は、会社名、エリア、担当者、名刺交換日、登録済みの各種タグなどで自由に検索が可能だ。また、一度に多くのデータを表示したい場合には、テキストのみのリスト表示にも対応するなど、直感的なインターフェースとなっている。

「名刺情報は正確性が重要なので、データ作成の際には、OCRやAIに加え、必ず人の目で最終チェックを行って、データの有用性を損なわないようにしています」（金井氏）

名刺情報の有効活用は、営業だけでなく、経営、マーケティング、総務など、あらゆる企業活動に関わってくるという意味で、ビジネスの成長には欠かせない資産だ。だからこそ、高い精度が担保され、直感的に使えることに意味がある。企業の資産である名刺情報を安全かつ効果的に活用するために、オンプレミス環境で思い通りに名刺データの管理が行える「SKYPCE」の導入を検討する価値はありそうだ。