Ｓｋｙが提供している営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE」。これまでのオンプレミス（自社所有）版にクラウド版が加わり、自社のデータ管理環境に合う名刺管理の選択肢の幅がさらに広がった。個人情報保護とデータ活用の両面が求められる今、会社の重要資産である名刺情報をどのように扱いビジネスに還元をしていくべきか、ICTソリューション事業部 執行役員の金井孝三氏に聞いた。

フリーの名刺管理ツール使用で個人情報が持ち出されるリスクも

フリーの名刺管理サービスを使用する際は「名刺は個人情報である」という点に注意しなければなりません。個人がフリーの名刺管理サービスを使ってデータベースのように名刺を検索できるようにすると、これは個人情報保護に伴う法律でいう「個人情報データベース」という扱いになります。実際に、こういったフリーの名刺管理サービスによる管理は増えており、名刺という「個人情報」の管理が、社員一人ひとりに任され、企業がその実態を把握できていないという状況が広がりつつあるわけです。また、名刺を個人管理にしておくと、その社員が転職した際に名刺情報を持ち出されてしまうというリスクもあります。

「SKYPCE」を活用すれば、これら名刺情報の管理を社員個人に依存せず、企業が組織全体で集約管理できます。そのため、名刺情報を会社の資産として蓄積していくことが可能になり、社外へ勝手に持ち出すといったリスクも避けることができます。

フリーや有償の名刺管理サービスでは、システムに取り込んだ名刺のテキストデータや画像を利用終了時に一切入手できない場合もあり、そういった意味でも他のシステムで利用するのが難しいことがあります。「SKYPCE」では、契約を終了される際に取り込んだ名刺情報や名刺画像を、お客様へ返却できるようにしています。

オンプレミス版もクラウド版も環境に合わせて選択できる

「SKYPCE」はオンプレミス版として提供してきましたが、この度新たに、いわゆるSaaS（ソフトウエア・アズ・ア・サービス）としてクラウド版をラインアップに加えることとなりました。

オンプレミス版は「名刺情報を自社の管理下に置き、データを自由に扱うことができる」という点をご評価いただいていました。しかし「新規のサーバー設置ができない」「情報システム部門の採用が難しくサーバーの管理者が不足している」といった会社が増えるなど、状況に変化がありました。

クラウド版のメリットは、サーバーを設置・管理する必要がなく、導入しやすいという点にあります。「SKYPCE」はオンプレミス版でもクラウド版でも、同じ機能をご利用いただけるように設計されています。選べるのはSKYPCEだけなので、お客様の環境に合わせて最適なものをご提供できればと思っています。

新機能「活動記録」で見込み案件の管理をスムーズに

「SKYPCE」には、いつお客様を訪問し、どんな話をしたか、という情報を記載する「活動記録」という新たな営業支援機能を追加いたしました。

大企業の場合、2～3年ごとの人事異動で担当が変わり、追いかけたいお客様がいても引き継ぎが難しく、関係が途切れてしまうということもあるでしょう。そんな時、「活動記録」を見れば、お客様がいつ誰と何を話していたかという情報を名刺情報にひも付けて確認することができます。

私たちはこの「SKYPCE」独自の「活動記録」機能で、「商談になる前の関係づくり」という新しい価値を提供したいと思っています。