災害時の安否確認社員の意識どう高める？
成果上げた4企業に聞く

――「一斉訓練」のような取り組みを行い第三者目線の指標を得られるのは、トヨクモの「安否確認サービス2」ならではですね。

そうですね。他にも会社組織の階層設定が柔軟な点や、管理者の設定数が無制限である点が当社の利用スタイルに合っていました。直感的で分かりやすい操作性や、自社向けにカスタマイズしやすい操作説明資料が多数用意されている点も重宝しています。

23年7月に福岡県久留米市で起きた豪雨災害の際も安否確認サービス2を活用し、社員と家族の安否を迅速に確認することができました。その後、出社した社員が被害を受けた物件のガス設備を点検し、翌日には復旧させることができました。安否確認システム2を導入したことで、BCP対策の要である初動時の正確な情報把握を簡単に行えるようになったと感じています。

―― 社員数が多いということは、社員のIT（情報技術）知識も危機管理への課題感も様々です。

当社の場合、スマホを持っていない社員や高齢の社員もいました。そのため、従来型の携帯電話やタブレット端末、PCなど様々な利用ケースに配慮し、対応できるようにしました。操作に慣れない社員には直接フォローをするほか、休職中の社員については上司が代理で応答できる仕組みにするといった対策も取っています。

また、訓練後は回答率や回答時間等を社内イントラネットで公表し、全社員に結果を共有することで訓練を自分ごと化してもらえるよう工夫しました。

加えて、社内のBCP委員会のメンバーを2～3年の周期で3割程度入れ替え、新たな人材を加えています。これによりBCP委員会の組織が固定化せず、社員の委員経験者が現場でアンバサダー的な役割を担ってくれるため、社員の全体的な意識の底上げに寄与していると感じます。

―― 今後はどのような取り組みを行っていきますか。

災害は土日や昼夜を問わず起こりうるものですので、営業時間外に発生した場合や東京が壊滅した場合など、実際に起こりうるパターンを想定した訓練も行っていく考えです。

また、異動等で勤務環境も変わります。回答してくれない社員のフォローはもちろんのこと、回答してくれている社員が回答し続けてくれるような取り組みも継続していく必要があると考えています。

ただ、まだ改善できる点はあると感じます。例えば当社は不動産賃貸のほか、介護事業も運営しています。そうなると社員のITスキルも働き方も様々ですし、適切なBCPも異なります。

今回、一斉訓練に参加してみて、安否確認を行う組織編成の課題や、アプリのインストール率向上など具体的に取り組むべき施策が分かりました。そして、他社と比較した自社の位置づけを把握することができました。

今後は訓練の回数を増やしたり責任者が管轄する人数の見直しを行ったりすることで、さらなる社内への意識浸透や効率的・効果的な安否確認を実現したいと考えています。